Interim Sr. Project Secretaresse | 24 - 28 uur

We zoeken, per direct, een ervaren parttime Projectondersteuner I Senior Projectsecretaresse die moeiteloos overzicht houdt binnen complexe projecten en energie krijgt van organiseren, schakelen met verschillende partijen en ervoor zorgen dat afspraken en acties daadwerkelijk worden opgevolgd!

In deze interim rol, bij een maatschappelijk gedreven organisatie in Utrecht Oost voor 24 tot 28 uur per week, ondersteun je twee adviseurs bij verschillende, grotere projecten waarbij meerdere partijen en belangen betrokken zijn.

Dit is nadrukkelijk geen standaard projectsecretariële functie. We zoeken iemand die het grotere geheel kan overzien, vooruitdenkt en structuur aanbrengt in een dynamische omgeving. Iemand die als het ware met een helikopterview boven de projecten hangt en ziet wat er nodig is om alles goed te laten verlopen.

De huidige projectmedewerker is onverwacht uitgevallen, waardoor we het liefst zo snel mogelijk iemand laten starten.

Wat ga je doen?

Als Projectsecretaresse ben jij de organisatorische spil rondom de projecten. Je ondersteunt twee adviseurs en zorgt ervoor dat zij zich zoveel mogelijk op de inhoud kunnen richten.

Je houdt je onder andere bezig met:

• onderhouden van contact met verschillende betrokken partijen;
• beheren van agenda's en plannen van afspraken en overleggen;
• opstellen, bewaken en bijsturen van planningen;
• structuur aanbrengen in complexe projecten en deze structuur ook bewaken;
• verzamelen, ordenen en voorbereiden van stukken;
• waar nodig redigeren en inhoudelijk netjes maken van documenten;
• opstellen en bijhouden van activiteiten- en besluitenlijsten;
• bewaken van acties en zorgen dat deze worden opgevolgd;
• voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten;
• organiseren en faciliteren van netwerkbijeenkomsten;
• signaleren van wat er moet gebeuren en hier zelfstandig actie op ondernemen;
• ondersteunen van de adviseurs bij alles wat organisatorisch rondom de projecten komt kijken.

Je bent dus niet alleen degene die uitvoert wat gevraagd wordt. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat zaken geregeld worden voordat ze een probleem worden.

Waarom is deze functie interessant?

Deze opdracht is interessant voor een ervaren projectondersteuner die graag een rol met verantwoordelijkheid pakt. Je werkt aan inhoudelijk interessante en maatschappelijk relevante projecten en hebt veel contact met verschillende partijen.

Je krijgt bovendien veel ruimte om zelfstandig te werken. Je bent de enige projectmedewerker en daarom een hele belangrijke spil in het geheel. Tegelijkertijd werk je nauw samen met twee adviseurs en krijg je bij de start ondersteuning om de organisatie, projecten en werkwijze goed te leren kennen.

De werkomgeving is informeel en inhoudgedreven. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor en persoonlijk contact. We zoeken iemand die zich prettig voelt in een omgeving waarin initiatief en zelfstandigheid belangrijk zijn.

Over de organisatie

Je komt te werken bij een inhoudgedreven organisatie in Utrecht die zich inzet voor een specifieke maatschappelijke doelgroep. Vanuit verschillende projecten wordt gewerkt aan inhoudelijke vraagstukken en verbinding binnen het werkveld.

De organisatie is relatief compact en de lijnen zijn kort. Medewerkers zijn betrokken bij hun werk en bij de doelgroep waarvoor zij zich inzetten. De cultuur is informeel, professioneel en samenwerkingsgericht.

De naam van de organisatie en specifieke inhoud van de projecten delen we graag in een persoonlijk gesprek. Spreekt het ja aan? 

Wie jij bent

Jij bent een ervaren en zelfstandige projectondersteuner die verder kijkt dan alleen de praktische uitvoering. Je vindt het leuk om midden in een dynamische omgeving te staan en zorgt ervoor dat alle organisatorische lijntjes bij elkaar komen.

Je bent iemand die snel doorheeft wat er speelt, gemakkelijk verbanden legt en niet schrikt van een project waarin veel verschillende partijen, acties en belangen samenkomen.

Je hoeft niet op de voorgrond te staan, maar bent wel degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Daarnaast heb je affiniteit met de doelgroep en de maatschappelijke context waarin de organisatie werkt. Je bent inhoudelijk geïnteresseerd en vindt het leuk om je snel in nieuwe onderwerpen en projecten te verdiepen.

Wat je meebrengt

• hbo werk- en denkniveau;
• ruime ervaring in projectondersteuning, projectsecretariaat, programmasecretariaat, pmo of een vergelijkbare rol;
• ervaring met het ondersteunen van complexe projecten waarbij meerdere partijen betrokken zijn;
• aantoonbaar sterk in plannen, organiseren en structureren;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• ervaring met het voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en vergaderstukken;
• ervaring met het bewaken van acties, besluiten en planningen;
• goede redactionele vaardigheden;
• je bent zelfstandig beschikbaar als freelancer/interim professional;
• per direct parttime beschikbaar voor 24 of 28 uur per week;
• je bent bijvoorkeur op maandag, dinsdag en donderdag beschikbaar;
• bereid om vanuit kantoor in Utrecht te werken; hybride werken is voor deze opdracht niet mogelijk.

Hoe jij werkt

• Je hebt een sterke helikopterview en verliest het grotere geheel niet uit het oog;
• Je brengt structuur aan zonder bureaucratisch te worden;
• Je ziet werk liggen en pakt het op;
• Je denkt vooruit en anticipeert op wat er nodig is;
• Je bent organisatorisch sterk en houdt afspraken en deadlines scherp in de gaten;
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende personen, werkzaamheden en niveaus.

Dan wil ik jou leren kennen!

Ik maak graag kennis met je om meer te vertellen over deze mooie opdracht!

Wat je kunt verwachten

Een inhoudelijk interessante freelance opdracht binnen een informele organisatie in Utrecht. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en werkt nauw samen met twee ervaren adviseurs.

Je bent een belangrijke schakel binnen de projecten en krijgt de ruimte om zelfstandig te werken en daadwerkelijk waarde toe te voegen.

Daarnaast kun je rekenen op:

• een freelance opdracht t/m eind 2026;
• optie tot verlenging;
• parttime 24 - 28 uur per week;
• een tarief van maximaal 80,- euro per uur ex BTW;
• werken vanuit kantoor in Utrecht;
• maandag, dinsdag en donderdag zijn bijvoorkeur werkdagen;
• een snelle start: bij voorkeur zo snel mogelijk;
• een zelfstandige rol met veel verantwoordelijkheid;
• een informele en inhoudgedreven werkomgeving;
• samenwerking met twee adviseurs en ondersteuning bij de start.

Stuur me gerust een berichtje als je als geïnteresseerd bent!