Executive Assistant Directeur IT

Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van structuur aanbrengen, organiseren en ontzorgen op hoog niveau?

Voor een grote, dynamische organisatie in centrum Utrecht zoeken wij een proactieve en stevige professional die de directie van een IT-afdeling optimaal ondersteunt.

In deze rol ben jij de rechterhand van de Directeur en zorg je ervoor dat organisatorische, administratieve en secretariële processen soepel verlopen. Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne stakeholders, waaronder managementteams, multidisciplinaire teams en directieleden. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen weet jij precies wat prioriteit heeft en wat nodig is om processen efficiënt te laten verlopen.

Je bent een echte spin in het web: je denkt vooruit, bewaakt deadlines, houdt overzicht over complexe planningen en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Daarnaast ondersteun je bij besluitvormingsprocessen en zorg je dat stukken correct, volledig en tijdig worden voorbereid.

Wat ga je doen?

• Complex agenda- en mailboxbeheer voor de Directeur;
• Organiseren, voorbereiden en opvolgen van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten;
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen en activiteitenkalenders;
• Afstemmen met interne stakeholders over prioriteiten en voortgang;
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen;
• Redigeren van teksten en verzorgen van heldere communicatie;
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Zorgen voor structuur, overzicht en optimale ondersteuning van de directie.

Waarom is deze functie interessant?

Je komt terecht in een professionele en dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. In deze rol krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Jij bent degene die overzicht bewaart, processen stroomlijnt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Een mooie uitdaging voor een ervaren Directieondersteuner die houdt van schakelen, organiseren en impact maken.

Interesse? Ik vertel je graag meer over deze uitdagende functie!

Dit breng jij mee

Wij zoeken een ervaren en zelfstandige Executive Assistant die stevig in zijn of haar schoenen staat en moeiteloos overzicht bewaart in een dynamische omgeving. Je bent proactief, organisatorisch sterk en weet prioriteiten goed te stellen.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding richting Office Management of Management Support is een pré;
• Minimaal 5 jaar recente ervaring in een vergelijkbare functie als directiesecretaresse, executive assistant, management assistent;
• Ervaring met complexe agenda’s, planningen en bestuurlijke processen;
• Ervaring binnen een grote organisatie of overheidsomgeving is een pré;
• Goede kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel;
• Ervaring met het opstellen/redigeren van teksten en communicatie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar.

Hoe jij werkt

Je bent servicegericht, maar weet ook duidelijk grenzen aan te geven en prioriteiten te bewaken. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders en weet rust en structuur te brengen, ook wanneer de druk hoog is.

Daarnaast ben jij:

• Communicatief sterk en tactvol;
• Stressbestendig en flexibel;
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht;
• Proactief en oplossingsgericht;
• Integer en discreet;
• Sterk in plannen en organiseren.

Dan willen we jou leren kennen!

Je komt terecht in een professionele organisatie waar samenwerking, kwaliteit en ontwikkeling centraal staan. Binnen deze secretariële functie krijg je veel verantwoordelijkheid en de kans om écht van toegevoegde waarde te zijn voor de directie en de organisatie.

Wat bieden zij jou?

• Een uitdagende functie als Executive Assistant Directeur binnen een dynamische IT-omgeving;
• Een opdracht voor 36 tot 40 uur per week, remote - hybride mogelijk;
• Een professionele werkomgeving met korte lijnen en veel samenwerking;
• Een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid;
• Ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over verbeteringen;
• Werken binnen een organisatie waar kwaliteit en ontwikkeling belangrijk zijn;
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden.

De organisatie is goed bereikbaar met de fiets en het openbaar vervoer (op loopafstand van Utrecht Centraal).

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Reageer dan snel, ik vertel je graag meer!